Kunsten å planlegge bemanningen

Oslo universitetssykehus, et foretak med 22000 ansatte og 20 milliarder i omsetning, skal forbedre driften de neste tre årene. Et viktig virkemiddel for å nå målet er prosjektet «Bemanningskostnader og ressursbruk».  

bemanning
Susanne Flølo (sittende) har overordnet prosjektansvar. F.v. delprosjektledere Anna Proohf, Annette Wisløff og Knut Arne Pedersen. FOTO: Oslo universitetssykehus.

Dette er riktig nok bare et av mange delprosjekter som har trådt i kraft i forbindelse med forbedring av drift-programmet i sykehuset. Assisterende HR-direktør Susanne Flølo kan fortelle at prosjektet innebefatter tre ulike delprosjekter: Forbedret bruk av GAT, Bemanningsplanlegging og Beslutninger knyttet til variabel lønn.

Beslutninger knyttet til variabel lønn
I løpet av 2016 brukte OUS 200 millioner på innleide vikarer, mot 250 millioner året før. Delprosjektet knyttet til variabel lønn, som ledes av Anna Proohf, ønsker å lage rammer som kan hjelpe til med å redusere bemanningskostnadene samtidig som det muliggjør økt aktivitet. Det vil etableres en felles praksis for hvordan variabel lønn og innleie bestilles og følges opp.

– Delprosjektet vil også utarbeide prosedyrer og felles rutiner som lederne kan bruke ved innleie av interne og eksterne vikarer. Gjennom utarbeidelse av effektive bestillingsrutiner, koordinering av ressurser på tvers av avdelinger og bedre bruk av dataverktøyene vil lederne lettere oppnå en effektiv ressursstyring og kontroll, samt bedre oversikt og mulighet for gode styringsrapporter, forteller Proohf.

Målsetningen er at ledere på alle nivåer dermed skal kunne få en bedre:

  • Innsikt i hvordan bestilling av interne og eksterne vikarer skal utføres
  • Utnyttelse av ressurser og systemer for oversikt og kontroll over vikarforbruk
  • Styringsrapporter for oppfølging av forbruk og kostnader ved bruk av vikarer
  • Kontroll av avtaler, retningslinjer, lover og regelverk
  • Kontroll av fakturaer og samt innhenting av krav ved manglende leveranser
  • Bruk av interne systemer ved bestilling av vikarer

Kunsten å planlegge bemanningen
Det er ikke noe nytt fenomen at mange ledere i helsevesenet klør seg i hodet for å tilpasse og planlegge den faste bemanningen på best mulig måte. Etablering av bemanningsplaner som gjenspeiler behov ut fra definert aktivitet og som ligger innenfor vedtatt budsjettramme, er en viktig og utfordrende oppgave for ledere i OUS.

– At lederne kjenner til handlingsrommet innenfor lov- og avtaleverk og at de benytter Gat som verktøy i dette arbeidet, er vesentlig, sier leder for delprosjekt Bemanningsplanlegging, Annette Wisløff.

Ved å arbeide sammen med noen enheter klinikkene selv velger å bruke som læringsarenaer, ønsker hun å bistå klinikkene til å heve kompetansen på dette området slik at de blir i stand til å fortsette arbeidet på egenhånd. Et viktig element blir å samle sykepleieledere, legeledere og stabsfunksjoner fra HR, økonomi og helsefag for sammen å gjennomgå driften. Slike møter burde planlegges jevnlig ettersom arbeidet er en kontinuerlig prosess, mener Wisløff.

– Hensikten er at det skapes en felles forståelse for utfordringsbildet i klinikkenes driftsapparat, noe som erfaringsmessig er en forutsetning for å kunne ha en god dialog om driften.

– God styringsinformasjon, som viser hvordan aktiviteten er gjennom året, sammen med informasjon om hva man faktisk har brukt av bemanning, vil hjelpe lederne med å planlegge bedre fremover, forteller Wisløff. Prosjektet vil bruke tilbakemeldingene og erfaringene fra klinikkene til å forbedre kvaliteten på – og tilgjengeligheten til styringsdataene.

All data i GAT
Ressursstyringssystemet GAT, og mulighetene som finnes i systemet, brukes i varierende grad på sykehuset. Det vil Knut Arne Pedersen, som leder av delprosjektet «Forbedret bruk av GAT», hjelpe klinikkene å gjøre noe med. Delprosjektets mål er at all lønn og fravær, som ikke krever saksbehandling, skal overføres fra Gat. Dette skal gi lederne bedre oversikt over personalressursbruken i sin enhet.

– Hovedtrekkene i Riksrevisjonens rapport fra 2015 viste at bruk av ulike systemer var et stort hinder for å forbedre ressursbruken. Helsesektoren har kanskje landets mest kompliserte lønnssystemer, med et svært omfattende kodeverk. Vi ønsker derfor å få alle dataene fra ett system, sier Knut Arne.

Susanne Flølo, som er overordnet prosjektleder, har store forventninger til prosjektene som skal hjelpe til med å forbedre driften frem mot 2020. – Fellesnevneren for alle delprosjektene er at vi ønsker å heve kompetansen samt bistå lederne i deres arbeid med bemanningsstyring og i arbeidet med å redusere bruken av variabel lønn. Prosjektet ønsker å bidra til å styrke linjen og sikre gode dialoger rundt bemanningsplanlegging og riktig bruk av systemene som understøtter dette, avslutter hun.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s

Blogg på WordPress.com.

opp ↑

%d bloggere like this: