OUS får nytt arkiv-og saksbehandlingssystem

Bodil-1-800-px
Grandhagen

24. oktober blir ePhorte, erstattet med Public 360. Den nye løsningen er mer moderne og brukervennlig, og vil være en forbedring for sykehuset, sier Bodil Grandhagen, leder for Sakarkiv.

Grandhagen er med i et prosjekt som jobber med implementeringen av Public 360. Prosjektet er i regi av Helse Sør-Øst og ledet av Elisabeth Kim Olsen fra Stab IKT.

Fra 24. oktober vil alle nye registreringer foregå i Public 360, og ePhorte vil kun være tilgjengelig for oppslag.

Elisabeth-1-800px
Kim Olsen

– OUS er siste sykehus som implementerer systemet, alle de andre sykehusene i regionen har allerede tatt det i bruk, sier Kim Olsen.

Alle nye registreringer vil fra 24. oktober foregå i Public 360, og ePhorte vil kun være tilgjengelig for oppslag.

Frysperiode og produksjonsdato

I forkant av produksjonsdatoen, fra torsdag 19. til og med mandag 23.oktober, vil både ePhorte og Public 360 være utilgjengelig for registrering. Både Kim Olsen og Grandhagen understreker at det er viktig å rydde i forkant. Dette betyr å sjekke restanselister, og avskrive restanser.

– Hvis alle som bruker ePhorte gjør en innsats før produksjonsdagen, vil det bli mindre jobb i etterkant, sier Grandhagen.

Integrasjon med Outlook

Anne-Ma-2
Svanes

– Med Public 360 trenger du ikke lenger logge deg på et nytt system. Når du åpner Outlook, får du automatisk opp en oversikt over alle inngående dokumenter og oppgaver som du har ansvar for å saksbehandle, det blir rett og slett enklere å arkivere dokumenter i Public360, sier Anne Margrethe Svanes.

 

Svanes er leder for direktørens kontor, og en av 30 kontaktpersoner som har ansvar for kommunikasjon i den enkelte klinikk.

Hvis du for eksempel ønsker å arkivere en mail, kan du bare dra mailen fra Outlook inn i Public 360. Det er også mulig å arkivere dokumenter direkte fra Word, med en enkel «drag and drop» funksjon, sier Svanes

Opplæring

– Vi ønsker at Public 360 skal brukes av enda flere og i utvidet grad enn dagens bruk av ePhorte. Det er mye å hente på bedre utnyttelse av systemet, sier Svanes som oppfordrer alle ledere til å lære seg den nye løsningen.

Tove-2-800px
Stenquist

– Etter gjennomført kartlegging og møter med klinikkenes kontaktpersoner har hver klinikk fått tildelt et antall kursplasser. Hvis du lurer på om du skal melde deg på kurs, kan du henvende deg til kontaktperson i din klinikk, sier Tove Stenquist, opplæringsansvarlig i prosjektet.

 

Informasjon og hjelp

Etter implementering av Public 360, oppfordrer prosjektet at brukere tar kontakt med ressurspersoner og instruktører i hver klinikk. De kan hjelpe til hvis du skulle få problemer.

Du kan også ta kontakt med prosjektet på e-post: Public360@ous-hf.no.

Prosjektet er ansvarlig for Brukerkafeer som blir holdt like etter oppstart. Der kan du stikke innom for å få hjelp. Informasjon om dette blir annonsert senere på prosjektets hjemmeside.

Arbeidsgruppen-800px
Prosjektgruppen i arbeid, fra venstre: Karoline Melbø, Knut Arne Pedersen, Tove Stenquist, Elisabeth Kim Olsen, Mona Furseth, Bodil Grandhagen, Senait Haile, Lena Christina Enander

Nettverkstreff

Prosjektet har allerede arrangert to nettverkstreff for aktuelle personer, og det vil bli flere til høsten. Det har vært god stemning og over hundre personer har deltatt. Det er tydelig at det er stort engasjement i organisasjonen og at det er mange som gleder seg til å få et nytt arkiv- og saksbehandlingssystem.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s

Blogg på WordPress.com.

opp ↑

%d bloggere like this: